So erstellen Sie das ultimative Willkommenspaket

Ver?ffentlicht: 2021-02-04

Fühlen Sie sich bei der Gewinnung eines neuen Kunden aufgrund mangelnder Organisation nerv?s? Das ist ein ziemlich h?ufiges Problem für kleine Unternehmen, bis sie ein Willkommenspaket zusammengestellt haben.

Ein Willkommenspaket erg?nzt jeden Onboarding-Prozess für neue Kunden um eine professionelle Komponente. Es macht Ihr Leben und das Ihrer Kunden einfacher und hinterl?sst einen guten ersten Eindruck.

Es kann digital sein. Ich meine, seien wir ehrlich, die meisten Dinge sind heutzutage so.

Stellen Sie sich ein Willkommenspaket als ein praktisches Dokument vor, das Ihre:

  • Kunden-Willkommenshinweis
  • Arbeitsrichtlinien
  • Kundenerwartungen
  • Arbeitsgrenzen
  • Abrechnungsdaten
  • Client-Kommunikationsmethoden
  • Und mehr

Im Idealfall sollte das Dokument alle Informationen enthalten, die Sie für die Aufnahme eines neuen Kunden per E-Mail, Telefon oder pers?nlich zu Beginn der Arbeitsbeziehung ben?tigen.

Ein Willkommenspaket ist für Kunden nützlich und erleichtert es ihnen, ihr Projekt erneut zu überprüfen, damit es keine Verwirrung über Arbeitsprozesse und Erwartungen gibt.

Wie erstellt man ein Willkommenspaket?

Werfen wir einen Blick auf die Abschnitte, die Sie beim Erstellen des ultimativen Willkommenspakets für das Onboarding neuer Kunden berücksichtigen müssen.

Willkommenshinweis

Willkommenspaket - Willkommenshinweis

Eines der ersten Dinge, die beim Erstellen eines Kunden-Willkommenspakets berücksichtigt werden müssen, ist eine Begrü?ungsnotiz. Sie sollten die Bühne mit einer soliden Begrü?ung bereiten, um den Kunden in eine Arbeitsbeziehung mit Ihnen aufzunehmen.

Beschreiben Sie, wie aufgeregt Sie sind, mit Ihrem neuen Kunden zu arbeiten. Begrü?en Sie sie und danken Sie ihnen auch dafür, dass sie Ihnen ihr Projekt anvertrauen.

Seien Sie grunds?tzlich sympathisch und bauen Sie eine Beziehung zu ihnen auf.

Erwartungen & Grenzen

Willkommenspaket - Erwartungen & Grenzen

Hier m?chten Sie Ihren Kunden von vornherein mitteilen, was sie zu erwarten haben und auch eigene Grenzen setzen.

Dieser Abschnitt sollte Antworten auf Fragen enthalten wie:

  • Wann Sie verfügbar sind (offen, im Büro, au?er Haus usw.)
  • Wann Sie ihre E-Mails zurückgeben k?nnen
  • Mit wem sie reden sollten, wenn du nicht da bist, um etwas für sie zu tun

Au?erdem sollten Sie Ihre neu aufgenommenen Kunden vor Beginn Ihrer Arbeitsbeziehung wissen lassen, was sie erwartet.

Kommunikation

Willkommenspaket - Kommunikation

In diesem Abschnitt des Willkommenspakets wird der Kunde darüber informiert, wie, wann und wo er w?hrend des Projekts mit Ihnen kommunizieren kann.

Sie teilen ihnen Ihre bevorzugten Kommunikationsmethoden mit, wie oft Sie verfügbar sind und wo sie Updates zum Projekt sehen k?nnen.

  • Würden Sie Anrufe von Ihren Kunden entgegennehmen und k?nnen sie Sie jederzeit anrufen? S pecifically lassen sie Ihre Verfügbarkeit für Anrufe wissen.
  • Ist Ihr bevorzugtes Kommunikationstool E-Mail, Trello oder Slack?
  • Lassen Sie sie wissen, ob Sie mit ihnen auch regelm??ige Videoanrufe über Zoom oder Skype führen würden.

Manchmal sind Ihre Kunden m?glicherweise nicht gut mit der Verwendung Ihrer bevorzugten Projektmanagement- und Kommunikationstools vertraut. In diesem Fall sollten Sie sie auf ein Tutorial hinweisen, in dem sie lernen k?nnen, wie man sie verwendet.

Oder Sie k?nnen ein Bildschirmaufzeichnungstool wie Loom verwenden, um jedes Tool durchzugehen und Ihren Kunden beizubringen, wie man sie verwendet.

Je hilfreicher Sie sein k?nnen, desto besser.

Seien Sie schlau, wenn Sie die Entscheidung zur Kundenkommunikation treffen. Sie sollten überlegen, was für Ihren Workflow am besten ist und was Ihnen hilft, w?hrend des gesamten Projekts klare Grenzen zu halten, nicht nur, was für den Kunden einfacher ist.

Projektumkehr

Willkommenspaket - Projekt Turnaround

Ihr Kunde verdient es, die gesch?tzte Bearbeitungszeit für das Projekt von Anfang an zu kennen. Daher sollte dieser Abschnitt des Willkommenspakets Antworten auf Fragen bieten wie:

  • Was ist die gesch?tzte Bearbeitungszeit für das Projekt?
  • Was k?nnte zu einer Verl?ngerung der Bearbeitungszeit führen?
  • Wie schnell drehen Sie Projekte um?
  • Worauf basiert Ihre Bearbeitungszeit?
  • Haben Sie unterschiedliche Durchlaufzeiten für verschiedene Projekte?

Und wenn Sie Ihren Kunden stündlich in Rechnung stellen, sollten Sie Ihre für das Projekt aufgewendete Zeit sorgf?ltig im Auge behalten.

Teilen Sie ihnen Ihren Stundensatz mit und wie Sie ihn mit jeder Zeit, die Sie für verschiedene Teile des Projekts aufgewendet haben, aktualisieren werden.

M?glicherweise haben Sie auch Eilauftr?ge von Ihrem Kunden, die Sie priorisieren und schnell bearbeiten müssen. In dieser Situation müssen Sie Ihren Kunden mitteilen, was einen Eilauftrag ausmacht, Ihre Eilgebühr und ob Ihre Eilgebühr normal ist.

Gesch?ftszeiten

Willkommenspaket - Bürozeiten

In Bürozeiten arbeiten Sie aktiv an Projekten. Sie sollten Sprechzeiten festgelegt haben und sich daran halten.

Wenn Sie dies nicht tun, werden Sie am Ende rund um die Uhr arbeiten (glauben Sie mir).

Und teilen Sie ihnen in Ihrem Kunden-Willkommenspaket Ihre w?chentlichen Bürozeiten und alle Abwesenheitszeiten mit, die in den Projektzeitplan fallen.

Sie sollten w?hrend Ihrer Bürozeiten arbeiten und klare Grenzen zwischen Arbeitszeiten und arbeitsfreien Zeiten setzen.

Abrechnung

Willkommenspaket - Abrechnung

Dieser Abschnitt sollte eine Aufschlüsselung Ihres Abrechnungs-, Rabatt- und Zahlungsvorgangs im Allgemeinen enthalten.

Obwohl diese Details m?glicherweise in Ihrem Vertrag enthalten sind, kann es nicht schaden, sie in Ihrem Kunden-Willkommenspaket zu haben.

Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Kunden w?hrend des Onboarding-Prozesses gut informiert und an die Zahlung erinnert werden.

Sie sollten Ihren Kunden mitteilen, wie Sie abrechnen (vollst?ndige Gebühren im Voraus, 50 % Gebühren im Voraus oder vollst?ndige Gebühren nach Abschluss der Dienstleistungen).

Sie sollten sich darüber im Klaren sein, wie sie Zahlungen für Ihre erbrachten Dienstleistungen an Sie leisten k?nnen.

Und Sie sollten sie lassen, wenn jede Rechnung jeden Monat an einem bestimmten Tag abgerechnet wird oder von Vertrag zu Vertrag unterschiedlich ist.

Stellen Sie au?erdem sicher, dass Sie angeben, ob Sie einen Rabatt anbieten oder ein Empfehlungssystem eingerichtet haben.

Vertraulichkeit

Willkommenspaket - Vertraulichkeit

Wenn Sie sensible Informationen wie Passw?rter erhalten, teilen Sie Ihren Kunden im Willkommenspaket mit, wie Sie damit umgehen.

Sie sollten ihnen mitteilen, welche sensiblen Informationen Sie ben?tigen, wie Sie sie erhalten und dass ihre Privatsph?re bei Ihnen sicher ist. Dieser Teil sollte auch in Ihrem Vertrag ausgeschrieben werden.

Werte

Willkommenspaket - Werte

Fügen Sie Ihrem Kunden-Willkommenspaket eine Seite hinzu, die Ihren Wert als Unternehmen oder Gesch?ft enth?lt.

Teilen Sie Ihren neuen Kunden Ihre Grundwerte mit, wie Ihr Team arbeitet, ob Sie andere Communities unterstützen (z. B. LGBTQ+), Ihre Ideale und Ihre Grenzen als Unternehmen.

Dies tr?gt wesentlich zur Entwicklung einer Beziehung bei.

Kundenfragebogen

Kundenfragebogen

Schlie?lich sollte Ihr Willkommenspaket Ihren neu aufgenommenen Kunden einen Fragebogen pr?sentieren.

Dies hilft Ihnen, relevante Informationen über das Projekt und sein Gesch?ft (Branding, Daten, Teammitglieder und mehr) vom Kunden zu sammeln und zukünftige E-Mails zu verhindern.

Dieser Kundenfragebogen kann aus Ihrem Willkommenspaket heraus verlinkt werden und sollte am Ende Ihres Willkommenspakets erscheinen.

Geben Sie alle notwendigen Informationen und Fragen, die Sie von Ihren Kunden beantworten müssen, in den Fragebogen ein. Fügen Sie dann einen Link zum Kundenfragebogen hinzu.

Abschlie?ende Worte zum Willkommenspaket

Durch die Verwendung dieser Art von Willkommenspaket für Ihre Kunden fühlen Sie sich viel organisierter und es gibt keine bleibenden Fragen und Missverst?ndnisse zwischen Ihnen und Ihrem Kunden.

Es muss nicht aufwendig sein. Einfach ist normalerweise am besten.

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